文书工作制度

08/17/2022 0 Comments

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[拼音]:wenshu gongzuo zhidu

[英文]:system of records management

以强制性办法推行的有关指导机关(组织)文书处理工作的行为规范。包括登记制度、催办制度、稽核制度、签发制度、行文制度、用印制度、保密制度、文电合一制度、立卷制度、归档制度等。建立健全统一的文书工作制度,使文书处理各项工作环节有法可依、有章可循,有利于提高机关办事质量和效率。

行文制度

是关于机关之间相互传递公文的规定。首先,须按组织系统归属与职权范围准确选择行文路线。向直属上级机关或所属下级机关行文,以逐级传递为基本行文路线,一般不得越级行文。遇有下列特殊情况之一者方可越级行文:

(1)情况紧急,逐级传递会延误时机,造成严重损失;

(2)对直接上级机关的检举和控告;

(3)上级机关交办并指定越级直接上报的事项;

(4)需要直接询问与联络的具体事务;

(5)非越级行文则无法解决的其他事项。向同级或不相隶属的机关行文,可直接传递。其次,必须正确选择主送机关。主送机关是对公文负办理或答覆责任的机关,除普发性档案外,一般只选择一个。受双重领导的机关报送请示时,需根据请示内容选择主报的机关。请示性公文一般不直接主送领导者个人。其三,严格控制抄送公文的范围。抄送机关是需要了解公文内容的机关,凡符合下列情况之一者应予抄送:

(1)向下级机关释出的重要法规性、指令性档案应抄送直接上级机关;

(2)因特殊情况越级行文时,应向被越过的机关抄送;

(3)向受双重领导的下级机关行文时,应同时向另一个上级机关抄送;受双重领导的机关在主送一个上级机关同时,应向另一上级机关抄送;

(4)档案内容涉及有关机关的职权范围,需要征得配合时,应向有关机关抄送;

(5)向其他应当和需要了解公文内容的机关抄送。属下列情况之一者可不予抄送:

(1)向上级机关报送的请示,不向同级和下级机关抄送;

(2)与公文的执行、办理、答覆无关的机关不予抄送。其四,根据工作需要,可以两个或两个以上的机关(组织)名义制发公文。联合行文的机关必须级别相同或相近,上级和下级机关、机关与所属工作部门不能联合行文。其五,公文内容涉及其他机关或部门的职权或业务范围时,在行文前必须对有关问题充分协商取得一致意见,否则各机关(部门)一律不得按自己意见向下级机关行文。其六,要依据隶属关系准确选用行文的文种。不相隶属的机关不要制发领导指导性公文和报送请示、报告。其七,经批准在报刊上公开发布的公文,同机关内部印发的公文具有同等效力,须认真按照执行。发文机关如不另行文,应加以注明。其八,严格控制发文的数量和范围,精简公文。

立卷制度

是关于将办理完毕但仍具有查考利用价值的档案定稿和与之有关的材料编立成案卷的规定。中国明确规定建立文书处理部门立卷制度。各机关文书处理部门首先必须将应当立卷的档案材料收集齐全;其次应遵循档案材料形成的规律和特点,保持它们之间的有机联络;其三要区别不同的储存价值,以确定保管期限;其四须正确反映本机关的主要工作情况;其五是便于保管和利用。案卷编立后,应编制卷内档案目录、备考表,填写案卷封面以及编制一式数份案卷目录。编目要求确切、清楚。

归档制度

是关于将办理完毕的档案移交本机关(组织)档案机构或档案专管人员储存的规定。归档的范围是本机关在工作活动中直接形成的,具有一定查考利用价值的各种门类各种载体的档案材料,包括本机关收到或制成的公文、电报、簿册、表报、图纸、录音、录影和照片等。归档的档案要求完整系统,按照档案之间的历史联络分类,区分档案的储存价值,组成案卷或相应的保管单位。建立归档制度是进行档案工作的前提。

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